ISO 9001 là tiêu chuẩn đặt ra các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng. Nó giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần thực hiện rất nhiều hành động. Trong đó việc hiểu và nắm vững tiêu chuẩn ISO 9001 là một trong những hành động đầu tiên và bắt buộc.
Trước khi tìm hiểu về ISO 9001:2015, Doanh nghiệp cần biết ISO là gì? ISO 9001 là gì? Các thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có thể nắm sơ qua về tiêu chuẩn ISO.
ISO là gì?
ISO – là tên viết tắt của Ủy ban Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO (International Organization for Standardization). Ủy ban ISO là một tổ chức độc lập phi Chính Phủ. Nhiệm vụ chính của tổ chức là xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn này thông thường trở thành luật định thông qua các hiệp định hay các tiêu chuẩn quốc gia. Do đó, tiêu chuẩn do ISO ban hành có hiệu lực áp dụng trên toàn thế giới.
Số lượng tiêu chuẩn mà ISO ban hành khoảng hơn 20.000 tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn này bao gồm tất cả mọi thứ từ sản phẩm, sản xuất, công nghệ đến an toàn thực phẩm, nông nghiệp và chăm sóc sức khỏe.
ISO được thành lập ngày 23 tháng 2 năm 1947. Trụ sở Ban thư ký ISO đặt tại Geneva, Thụy Sĩ. Đến năm 2018 ISO có 161 thành viên quốc gia (national standards bodies)
Việt Nam gia nhập vào ISO năm 1977, là thành viên thứ 77 của tổ chức này.
Tiêu chuẩn ISO 9001 là một trong những bộ tiêu chuẩn do Ủy ban ISO ban hành.
ISO 9001 là gì?
ISO 9001 là một phần của ISO 9000, đây là một trong những tiêu chuẩn phổ biến nhất trên toàn thế giới.
Tên đầy đủ của tiêu chuẩn: ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
ISO 9001 là một Tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc, nguyên lý và yêu cầu để thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp và áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ. Đặc biệt, tiêu chuẩn có quy định bắt buộc áp dụng đối với 2 lĩnh vực là vật liệu xây dựng và sản xuất phân bón.
ISO 9001 do Ủy ban Tiêu chuẩn Quốc tế ISO ban hành từ năm 1987, đã trải qua 4 lần soát xét và hoàn thiện từ phiên bản ISO 9000 năm 1987.
Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001:
-
ISO 9001:1994 Quality systems – Model for quality assurance in design, development, production, installation and servicing (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:1996 Quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật). (Đã hết hiệu lực)
-
ISO 9001:2000 Quality management systems – Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2000 Quản lý chất lượng – Các yêu cầu). (Đã hết hiệu lực)
-
ISO 9001:2008 Quality management systems – Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008 Quản lý chất lượng – Các yêu cầu). (Đã hết hiệu lực)
-
Hiện tại là ISO 9001:2015 Quality managemeint systems – Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2015 Quản lý chất lượng – Các yêu cầu).
Nhận biết một hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001
ISO 9001 được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thiết lập, vận hành hệ thống quản lý chất lượng của các chuyên gia và doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực sản xuất trên toàn thế giới.
ISO 9001 tập trung vào thiết lập 1 hệ thống quản lý để đảm bảo duy trì ổn định chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp, tiến tới nâng cao và cải tiến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.
Một hệ thống quản lý chất lượng có thể được xây dựng dựa trên nhiều nguyên tắc tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề. Tuy nhiên mọi hệ thống thường cần tập trung vào việc thiết lập các yêu cầu và quản lý sự tương tác giữa các yếu tố là 4M-1E-1I, cụ thể:
-
Material – Nguyên vật liệu;
-
Man – Con người;
-
Machine – Máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh;
-
Method – Công nghệ hoặc quy trình sản xuất;
-
Enviromental – Môi trường cho vận hành sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ;
-
Infomation – Trao đổi và tiếp nhận các thông tin nội bộ cũng như bên ngoài.
Bản chất của ISO 9001
1.Quy định rõ việc – rõ người – rõ cách làm
Tổ chức cần chuẩn hóa các hoạt động của các công đoạn thành các quy trình/ hướng dẫn vận hành. Đảm bảo mọi vị trí trong tổ chức nắm bắt được công việc mình cần kiểm tra, triển khai, thực hiện.
Lãnh đạo của tổ chức cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhận sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhận sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO. Những nhận sự này cần nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của từng người từng bộ phận để xây dựng được quy trình/hướng dẫn cụ thể, phù hợp nhất với từng vị tri công việc.
Các quy trình/hướng dẫn vận hành cần đảm bảo cụ thể, chính xác. Được chia thành các bước thực hiện dễ dàng triển khai, thực hiện cho từng vị trí trong tổ chức.
2. Các quy trình/hướng dẫn chuẩn đã được thiết lập thì phải được tuân thủ thực hiện
Nhờ đó doanh nghiệp kiểm soát được quá trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định. Tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm.
Lợi ích của chứng nhận ISO 9001:2015
1.Tạo ra lợi thế cạnh tranh với các đối thủ – tăng khả năng trúng thầu
Việc đạt được chứng chỉ phù hợp Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2015 là một lợi thế cạnh tranh rất lớn so với các đối thủ trong việc quảng bá hình ảnh thương hiệu và chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Chứng chỉ ISO là cơ hội để quý khách hàng có thể nhận được các gói đấu thầu vào các công trình/doanh nghiệp lớn. Vì hiện nay ngoài quy định của nhiều gói đấu thầu nhà nước, thì rất nhiều Tổng công ty hoặc doanh nghiệp yêu cầu đối tác của mình phải đạt được chứng nhận ISO thì mới đồng ý mua, tiếp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.
2. Tạo niềm tin với khách hàng/đối tác
Về chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đạt chứng chỉ ISO 9001:2015 nghĩa là đã thiết lập được môt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Đó như một lời cam kết chất lượng đối với khách hàng và đối tác. Từ đó xây dựng niềm tin, tạo dựng thương hiệu bằng chính chất lượng sản phẩm mà mình mang lại.
3. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ được đảm bảo
Do được quản lý một cách khoa học và chặt chẽ bởi các chuẩn mực, yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng quốc tế. Giúp kiểm soát tốt đầu vào, ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng và liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
4. Tạo môi trường làm việc tốt, hiệu quả
Khi áp dụng ISO, các quy trình và hướng dẫn thực hiện công việc được chuẩn hóa -> các cán bộ quản lý và nhân viện trong nội bộ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ công việc của mình phải làm gì? Hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình -> dẫn đến ổn định được quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ và tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng ổn định, giảm sai lỗi, phế phẩm và hỏng hóc.
5. Quản lý được rũi ro
Khi áp dụng ISO, vấn đề nhận thức các rũi ro và cơ hội sẽ được nâng cao. Trở thành một yêu cầu bắt buộc tuân thủ đối với từng doanh nghiệp. Do đó tằn cường khả năng nhận thức được với các rũi ro, ứng phó kịp thời với các rũi ro, sự cố trong từng doanh nghiệp.
03 Điều kiện để doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001:2015
Điều kiện thứ nhất: Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
-
Việc đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
-
Nói một cách đơn giản, doanh nghiệp sẽ phải có những tài liệu, quy trình, hướng dẫn… đảm bảo theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO.
-
Việc xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 là một quá trình triển khai tương đối mất nhiều thời gian. Thời gian khoảng 6 – 9 tháng và nhiều nhân sự tham gia.
-
Để làm được thành công, doanh nghiệp có thể tự mình tìm hiểu, tự xây dựng và áp dụng ISO 9001. Phù hợp đối với doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự có hiểu biết về ISO. Đội ngũ này có thời gian và được chuyên môn hóa về ISO.
-
Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ trên, doanh nghiệp nên tìm các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Các tổ chức tư vấn sẽ đồng hành cùng với doanh nghiệp trong việc đào tạo, xây dựng và áp dụng các quy trình, biểu mẫu.
-
Kết quả của bước này là doanh nghiệp có một hệ thống quản lý phù hợp theo tiêu chuẩn ISO.
Điều kiện thứ hai: Thực hiện đánh giá chứng nhận bởi Tổ chức chứng nhận.
-
Sau khi Doanh nghiệp đã có một hệ thống quản lý tốt. Doanh nghiệp có các bằng chứng chứng minh về sự phù hợp của mình.
-
Đồng thời, Doanh nghiệp đã thực hiện tự đánh giá nội bộ doanh nghiệp mình. Các hành động khắc phục và cải tiến được thực hiện.
-
Doanh nghiệp sẽ trao đổi với Tổ chức chứng nhận về việc thực hiện cuộc đánh giá chứng nhận.
-
Đây là bước quan trọng để Doanh nghiệp có thể đạt được chứng nhận ISO. Hay chính là Giấy chứng nhận ISO 9001:2015.
Điều kiện thứ ba: Duy trì vận hành hệ thống và hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO
-
Doanh nghiệp có được Giấy chứng nhận ISO là kết quả ban đầu. Một số sai lầm của doanh nghiệp sau khi đã Giấy chứng nhận đã không duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình.
-
Điều này có thể dẫn tới việc Doanh nghiệp hoạt động trì trệ và không hiệu quả. Ngoài ra, có thể doanh nghiệp sẽ không đạt được yêu cầu khi đánh giá giám sát sau 12 tháng. Hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO 9001 không còn nữa.
-
Do vậy, sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001; Doanh nghiệp cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.
-
Trên đây là những điều kiện cơ bản để Doanh nghiệp có thể đạt được Giấy chứng nhận ISO 9001. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng và đủ các nội dung trên để Chứng chỉ 9001 luôn có hiệu lực.
Quy trình áp dụng ISO 9001:2015
1. Bổ nhiệm và chỉ định nhóm người sẽ xây dựng và triển khai ISO
Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO.
2. Xây dựng kế hoạch thực hiện
Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trước tiên cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO. Sau đó xem xét sư đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức so với yêu cầu trong tiêu chuẩn. Sau khi tiến hành phân tích, ban ISO sẽ lên kế hoạch lập thực hiện chi tiết.
3. Thông báo trong nội bộ tổ chức
Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.
4. Xây dựng và thiết lập các quy trình/hướng dẫn và biểu mẫu
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu, quy trình bắt buộc phải thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Ngoài ra để đảm bảo thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng ổn định thì với mỗi công đoạn sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và hướng dẫn chuẩn hóa.
Quy trình áp dụng ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp tại Việt Nam
5. Thực hiện và vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập
Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào áp dụng trong những phòng ban/bộ phận có liên quan của tổ chức. Trong bước này, lãnh đạo của doanh nghiệp và đội ngủ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong hoạt động vận hành sản xuất/kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001.
6. Đánh giá, giám sát nội bộ quy trình áp dụng ISO 9001
ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để đảm bảo hệ thống được duy trì, vận hành ổn định. Kỹ năng đánh giá nội bộ là một trong những kỹ năng cần thiết và hữu ích cho các cán bộ quản lý cấp trung để có thể tự kiểm tra, đánh giá chéo hiệu quả các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.
7. Đăng ký và chứng nhận ISO 9001
Khi doanh nghiệp đã xây dựng, áp dụng và vận hành được hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì cần tìm đến tổ chức chứng nhận hợp pháp tại Việt Nam để làm các thủ tục đăng ký chứng nhận. Sau khi đăng ký chứng nhận tổ chức chứng nhận sẽ cử đoàn chuyên gia có năng lực và kinh nghiệm xuống doanh nghiệp để đánh giá, thẩm định tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập so với các yêu cầu trong tiêu chuẩn.
Chứng chỉ chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ là một lợi thế cạnh tranh và nâng cao thương hiệu, hình ảnh rất lớn.
8. Duy trì chứng nhận ISO 9001
Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng và khó khăn không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tạo ra cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm.